주주총회 소집 절차와 필수 서류 총정리

 

주주총회 소집 절차와 필수 서류 총정리

주주총회를 개최하기 위해서는 법적으로 정해진 절차와 철저한 서류 준비가 필수입니다. 특히 주총 무효 소송의 1순위가 '절차상 하자'라는 점에서 소집 준비는 매우 중요합니다.

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📝 주주총회 소집 절차 5단계

주총 소집은 단순히 날짜 잡는 것이 아닙니다. 아래 단계별 절차를 따라야 법적 하자가 없습니다.

1. 1. 이사회 결의
   → 주총 개최 여부, 일시, 장소, 안건 확정

 

1. 2. 기준일 설정 및 주주명부 폐쇄
   → 기준일을 정해 의결권 있는 주주 확정

 

1. 3. 소집통지 발송
   → 상법상 2주 전(비상장은 1주 전)까지 서면 또는 전자문서로 통지

 

1. 4. 의결권 위임장 관리
   → 참석률 확보를 위한 필수 과정

 

1. 5. 주주총회 개최 및 의사록 작성
   → 진행 후 의사록은 반드시 작성하고 보관

 

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📂 주주총회 필수 준비 서류 리스트

주총 당일과 사전 준비 시 필요한 대표 서류는 아래와 같습니다.

구분	서류명	비고
사전 준비	이사회 의사록	주총 소집 결의 기록
소집 통지	소집통지서	일시, 장소, 안건 포함
위임장	의결권 위임장	양식 통일 필수
총회 당일	출석부	출석 주주 확인용
	의사록	총회 결과 기록 및 날인
	사업보고서 및 재무제표	정기총회 시 필수

 

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✅ 실무 꿀팁

- **정관 확인**: 정관상 별도 규정이 있을 수 있습니다. - **전자소집 가능 여부 확인**: 일정 요건 충족 시 이메일 통지 가능 - **소액주주 대상 안내 강화**: 법적 분쟁 예방 차원에서 추천 - **위임장 회수율 높이기**: 이메일, 문자 알림 활용

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📌 마무리 정리

주주총회는 법률이 정한 절차를 제대로 지키는 것만으로도 회사의 신뢰와 안정성을 높일 수 있습니다. 사전 준비 체크리스트와 서류 정리를 체계화하면 누구나 안정적인 주총을 운영할 수 있습니다.